「災害ボランティアの募集は、どこに掲載する？」
「支援を必要としている方に、相談窓口をすぐに見つけてもらえる？」
「担当者が不在でも、ホームページを更新できる？」
災害時の情報発信について、こんな不安はありませんか。
社会福祉協議会（社協）の災害用ページとは、被災された方への相談案内や、災害ボランティアの募集状況などをまとめて伝えるページです。平時から掲載場所と更新方法を準備しておくことで、災害発生後の情報発信に取りかかりやすくなります。
この記事では、社協の災害用ページに掲載したい情報と、制作時に考えておきたい機能・運用のポイントをご紹介します。
災害時の情報は、トップページからすぐに見つかりますか？
普段の社協ホームページには、福祉サービスや講座、行事など、さまざまな情報が掲載されています。
その中に災害関連のお知らせを追加するだけでは、必要な情報がほかの投稿に埋もれてしまうことがあります。募集開始の記事を読んだ方が、その後の受付休止のお知らせに気づかない、といった行き違いも避けたいところです。
そこで備えておきたいのが、災害情報をまとめる専用ページと、トップページからのわかりやすい案内です。
「支援を受けたい方」「ボランティアに参加したい方」など、訪問した方の目的ごとに入口を分けると、必要な情報を探しやすくなります。
社協の災害用ページに掲載したい情報
掲載内容は、地域の対応方針や災害ボランティアセンターの運営状況に合わせて決めます。
| 災害用ページに掲載したい情報 |
|---|
| 現在の対応状況 災害ボランティアセンターの開設状況、受付開始・休止・終了など |
| 支援を必要としている方への案内 相談できる内容、対象地域、相談方法、受付時間 |
| ボランティア募集情報 募集の有無、募集対象地域、活動日、申込方法、持ち物、保険の案内 |
| アクセス・連絡先 受付場所、集合場所、駐車場、問い合わせ先 |
| 寄付・物資の受け入れ情報 受付の有無、必要な支援、受付方法、注意事項 |
| 通常事業への影響 施設の休館、行事の中止、サービスの変更 |
| 関係機関の公式情報 自治体、都道府県社協、全国社会福祉協議会などへのリンク |
特に大切なのは、「今、受け付けているか」がひと目でわかることです。
まだ募集していない場合も、「現在、ボランティアの募集は行っていません」と明記すると、状況が伝わります。物資についても、受け入れの可否をはっきり示しましょう。
また、ページには最終更新日時を表示し、過去のお知らせと現在の状況を区別できるようにします。
管理画面から「災害時用トップページ」に切り替える方法もあります
災害用ページを用意する方法には、既存のホームページ内に専用ページを設ける方法や、独立した災害用サイトを制作する方法があります。
さらに、普段のトップページを、災害情報を優先して表示する画面へ切り替える方法もあります。
社協PRでは、管理画面から災害時モードへ切り替えられるトップページの制作をご提案しています。
通常時は日々の活動や福祉サービスを案内し、災害時には相談窓口やボランティアの受付状況などを目立つ位置に表示する設計です。
あらかじめ表示する項目や配置を決めておけば、発災後にページの構成から考える負担を減らせます。通常の福祉サービスを利用する方のために、既存の事業ページへの入口も残しておくことが大切です。
なお、トップページの切り替え機能と、アクセス集中やサーバー障害への備えは別に検討する必要があります。制作時には、ホームページが利用できない場合の情報発信先も確認しておきましょう。
災害時に使いやすいページにするためのポイント
スマートフォンで重要な情報を確認できる
電話番号や受付時間、募集状況などは、スマートフォンでも見つけやすい位置に配置します。
重要な案内はPDFや画像だけにせず、ページ本文にも文字で掲載しましょう。資料を開かなくても内容を確認でき、読み上げソフトでも情報を取得しやすくなります。
「現在の状況」と「これまでのお知らせ」を分ける
災害時は、受付場所や募集条件が変わることがあります。
ページの上部には現在の状況をまとめ、その下に日付順のお知らせを掲載するなど、最新情報がわかる構成にします。過去の募集記事にも受付終了を追記すると、古い情報を見た方の誤解を防ぎやすくなります。
SNSからも、同じ案内にたどり着ける
SNSで募集や変更を知らせる際は、詳細を確認できる災害用ページへリンクを設けます。
ホームページを詳しい案内の掲載先に決めておくと、複数の媒体を使う場合も、情報を整理しやすくなります。変更があった際は、SNS側の案内も確認しましょう。
制作とあわせて、更新する人と手順を決めておきましょう
ページが完成していても、更新できる人が一人だけでは、その方が対応できないと情報発信が止まってしまいます。
平時のうちに、次のことを確認しておきましょう。
- 災害時モードへの切り替えを誰が判断するか
- 誰が情報を確認し、誰が公開するか
- 担当者が不在の場合に誰が対応するか
- 募集開始・休止・終了をどこに表示するか
- ホームページが使えない場合にどの媒体で知らせるか
防災訓練などに合わせて、切り替えと更新の操作を試しておくと、手順の不明点を見つけられます。訓練用の情報が実際の募集と間違われないよう、表示方法にも配慮しましょう。
社協の災害用ページ制作について、よくあるご質問
Q1.今のホームページに災害用ページを追加できますか？
既存のホームページに追加する方法もあります。更新システムや管理契約によって対応できる範囲が異なるため、まずは現在の構成を確認します。ホームページ全体のリニューアルが必要かどうかも含めて検討します。
Q2.災害用サイトは、通常のホームページと分けた方がよいですか？
必要な情報量や更新体制によって異なります。既存サイト内にまとめれば案内先を統一しやすく、独立したサイトでは災害対応に特化した構成を考えられます。
ただし、サイトを分けるだけで障害への備えになるわけではありません。サーバーの構成や、管理する職員の負担も含めて選びましょう。
Q3.制作費用はどのくらいかかりますか？
専用ページの追加、トップページの切り替え機能、申込フォームの設置など、必要な内容によって異なります。
お気軽にお問合せくださいませ。
社協の災害用ページ制作・ホームページの備えをご相談ください
災害時に何を伝えるかを、平時のうちに整理しておく。その準備は、地域の方が必要な情報を見つけやすくすることにも、職員の皆さまが更新に取りかかりやすくすることにもつながります。
社会福祉協議会のホームページ制作を行う「社協PR」は、株式会社ディーアイケイが運営しています。
「今のホームページに災害用ページを追加したい」
「管理画面から災害時用トップページに切り替えたい」
「何を掲載するか、仕様書を作る段階から相談したい」
このようなお悩みをお聞かせください。現在のホームページと更新体制を確認し、必要な機能や掲載内容を一緒に整理します。
お問い合わせの際は、「災害用ページについて」とご記入ください。
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